PC講座～代表によるマニュアル作成講座～

フォーム代表であり、プロのプログラマーの白井さんが利用者さんにマニュアル作成をすることを伝えました。作成するマニュアルは、

• 弁当関係
• 冷蔵庫のドリンクの補充方法
• 清掃に関すること

です。

マニュアル作成は実際に就労するときにも大いに役立ちます。

会社によっては新人にマニュアル作成を任せるところもあります。新人に早めに業務を覚えてもらうためです。

なぜなら、マニュアルがあると次のいいことがあるからです。

• 自分が業務のミスを減らせる（精神的ダメージも減る）
• 他の人にも業務を任せることができる（属人化の防止）

マニュアル作成に必要なことは次の3つです。

1. 流れ（フロー図）を書く
2. 操作方法を詳しく書く
3. 手順を並べ直す

流れ（フロー）を書く際には、大まかに書くことから始まります。それから細かなフローを書いてみると、手順抜けが見つかることがあります。その修正を繰り返しながらフロー図を完成させていきます。




フロー図が大体完成したら、次は操作方法（マニュアル）を作ります。一つの操作につき、一つの写真やレイアウトを載せるとわかりやすいです。もし、そのレイアウトに関する作業を実施した際、エラーが発生したら、マニュアルに追記します。




そうしてマニュアルを充実させていきます。また、作成しているマニュアルを他の方に読んでもらうことも大切です。自分だけが分かるものではなく、誰が読んでも理解できるものにしていくためです。




そして、マニュアルをさらによくするために、手順を並べなおしてみましょう。もしかしたら、業務工程を減らせるかもしれません。手順が減ると、業務量が減ります。すると覚えることも減り、かつ素早く業務完了できるようになります。




ちなみに私が業務マニュアルを作成するときは最初に必ず紙でチェックリストなるものを作ります。メモ感覚でチェックリストを作成できるから、即興で業務マニュアルができます。のちにミスが見つかったら、すぐにメモします。




紙で作ったチェックリストをもとに再現すると、フロー図もマニュアルも段違いで素早く、出来栄えもいいものが作れます。




結果、マニュアル作成をすることで、誰でもミスを減らして業務にとりかかることができます。